5/5 - (1)

Zmiany w umowach o pracę w Niemczech – będzie można je zawrzeć drogą elektroniczną

22 maja, 2024

Zgodnie z obecnymi przepisami prawa pracy w Niemczech, umowa o pracę musi zostać zawarta na piśmie, a jej wypowiedzenie nie może być dokonane drogą elektroniczną. Jednak nowe zmiany wprowadzone ustawą BEG IV (Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie über angemessene Mindestlöhne in der Europäischen Union) mają na celu dostosowanie niemieckiego prawa pracy do cyfrowej rzeczywistości. W dzisiejszym wpisie postaramy przyjrzeć się bliżej tym zmianom – zapraszamy!

Jakie zmiany dotyczące biurokracji następują w Niemczech?

W Niemczech wprowadzane są zmiany mające na celu redukcję biurokracji. Ustawa BEG IV jest częścią pakietu odbiurokratyzowania, zatwierdzonego przez rząd federalny na posiedzeniu w Mesebergu w sierpniu 2023 roku. Łączna wartość ulg wynikających z tych działań dla gospodarki wynosi ponad 3 miliardy euro rocznie, z czego BEG IV przyczynia się do około 944 milionów euro rocznie. Całkowite korzyści, uwzględniające ulgi dla obywateli i administracji, przekraczają miliard euro. Przewiduje się również, że wskaźnik kosztów biurokracji, który mierzy obciążenie przedsiębiorstw obowiązkami informacyjnymi, osiągnie najniższy poziom od początku pomiarów.

Projekt rządowy przewiduje wprowadzenie następujących zmian:

  • skrócenie okresów przechowywania dokumentów – okresy przechowywania dokumentów handlowych i podatkowych, takich jak kopie faktur, wyciągi bankowe oraz listy płac, mają zostać skrócone z dziesięciu do ośmiu lat, dzięki czemu przedsiębiorstwa będą mogły wcześniej niszczyć dokumenty, co pozwoli na znaczne oszczędności w kosztach przechowywania,
  • centralna baza danych pełnomocnictw dla zawodów doradztwa podatkowego – doradcy podatkowi będą mogli centralnie przechowywać pełnomocnictwa ogólne w zakresie zabezpieczeń społecznych.
  • zniesienie obowiązku meldunkowego w hotelach – obowiązek meldunkowy dla obywateli niemieckich przebywających w hotelach zostanie zniesiony,
  • publiczne aukcje również online – możliwości przeprowadzania publicznych aukcji zostaną rozszerzone i będą mogły odbywać się również online w formie transmisji na żywo lub w formie hybrydowej (na miejscu i online),
  • odprawa pasażerska również cyfrowo – odprawa pasażerska na lotniskach będzie mogła odbywać się cyfrowo, co przyspieszy procesy na lotnisku. W celu cyfrowej odprawy pasażerskiej, za wyraźną zgodą podróżnego, będzie można odczytywać określone dane z paszportu,
  • redukcja wymogów dotyczących formy pisemnej – w kodeksie cywilnym (BGB) wymogi dotyczące formy pisemnej zostaną zastąpione wymogami dotyczącymi formy tekstowej, o ile jest to odpowiednie i uzasadnione. Forma tekstowa, w przeciwieństwie do formy pisemnej, nie wymaga własnoręcznego podpisu; wystarczy na przykład e-mail, SMS lub wiadomość w komunikatorze. Odpowiednie zmiany mają być wprowadzone m.in. w prawie stowarzyszeń i prawie spółek.

Podatkimeritum

Umowy o pracę całkowicie elektronicznie?

Obecne przepisy związane z umowami o pracę powodują ogromną ilość dodatkowej pracy i biurokracji zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Zmiany mają iść z duchem czasu i uprościć proces załatwiania formalności pomiędzy dwoma stronami.

Nowe przepisy pozwalają na zawieranie umów o pracę również poprzez e-mail, co wcześniej nie było możliwe. Aby jednak elektroniczna umowa o pracę była prawnie bezpieczna, muszą zostać spełnione pewne warunki. Minister sprawiedliwości Marco Buschmann określił wymagania – umowa przesłana pocztą elektroniczną musi być możliwa do zapisania i wydrukowania przez pracownika. Dodatkowo pracodawca musi mieć dowód przesłania i odbioru. Jeśli pracownik woli tradycyjną formę zawarcia umowy, pracodawca jest zobowiązany spełnić to życzenie.

Jak wygląda sytuacja z umową o pracę i ustawą o dokumentowaniu?

Niezależnie od zawarcia umowy o pracę, należy uwzględnić także dokumentowanie umowy o pracę. Ustawa o dokumentowaniu (NachwG) w Niemczech ma istotne znaczenie dla stosunków pracy, szczególnie z perspektywy pracodawców. Ustawa zobowiązuje pracodawców do jasnego przedstawienia pewnych istotnych warunków umowy o pracę i przekazania ich pracownikowi. Dokumentacja musi być dostarczona najpóźniej na początku stosunku pracy (np. wynagrodzenie, czas pracy i przerwy), 7 dni po rozpoczęciu stosunku pracy (np. okres próbny) lub miesiąc po ustalonym początku stosunku pracy (§ 2 I NachwG).

Dzięki reformie ustawy o dokumentowaniu, będącej częścią czwartego pakietu ustawy o odciążeniu biurokratycznym, do dokumentowania stosunków pracy wystarczy teraz ustawowa forma tekstowa (§ 126b BGB), która może być realizowana w formie podpisu elektronicznego. Reforma ta umożliwia zatem nie tylko cyfrowe zawieranie umów o pracę, ale także ich dokumentowanie. To duży krok naprzód i szansa, której pracownicy działów personalnych nie powinni przegapić.

Jak cyfrowo podpisać umowę o pracę?

Podpisywanie umowy o pracę cyfrowo odbywa się w nowoczesnym środowisku pracy za pomocą oprogramowania do e-podpisów. Oprogramowanie to zapewnia niezbędną przejrzystość, standaryzuje proces podpisywania i oferuje wiele możliwości automatyzacji. W przypadku aplikacji zewnętrznych kandydaci i osoby nie muszą zakładać konta, aby podpisać dokument. Oto krok po kroku, jak podpisać umowę o pracę w mniej niż 10 minut.

  1. Najpierw umowa o pracę jest wgrywana do oprogramowania do podpisów.
  2. Następnie rozpoczynany jest nowy proces podpisywania.
  3. Proces podpisywania można dostosować: ustalić listę odbiorców, kolejność podpisywania, dodać osobistą wiadomość, załączniki, ustawić standard podpisu itp.
  4. Rozpocząć proces podpisywania i podpisać umowę o pracę cyfrowo.
  5. Kandydat lub pracownik otrzymuje powiadomienie o podpisie e-mailem i również podpisuje umowę cyfrowo.
  6. Ostatecznie podpisana umowa o pracę jest automatycznie przesyłana cyfrowo e-mailem do pracodawcy i pracownika.

Możliwość podpisania umowy o pracę w formie cyfrowej oznacza znaczący postęp w sposobie zarządzania nowoczesnymi relacjami w miejscu pracy. Rozwój ten jest nie tylko odpowiedzią na cyfrową transformację naszego świata pracy, ale także koniecznością w czasach, gdy na rynku liczy się elastyczność i szybkość. Jeżeli masz problemy z zawarciem umowy lub rozliczeniem podatku, warto skorzystać z pomocy specjalistów. W naszym rankingu najlepszych biur podatkowych znajdziesz firmę, która pomoże Ci w załatwieniu wszelkich formalności.

Eliminacja zbędnej biurokracji pozwala działom HR skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak rozwój talentów i zarządzanie zasobami ludzkimi. Pracownicy doceniają również wygodę cyfrowego podpisywania umów, co poprawia ich doświadczenie. Wprowadzenie możliwości zawierania umów o pracę e-mailem w Niemczech jest krokiem naprzód w kierunku cyfryzacji i modernizacji rynku pracy, umożliwiając firmom i pracownikom bardziej elastyczne i wygodne zarządzanie procesami zatrudnienia.

Zobacz podobne

Zobacz również bazę wiedzy

WOEM